Bij een opdrachtbevestiging bevestig je aan je klant de opdracht, en wat jullie precies zijn overeengekomen met betrekking tot de uitvoering van de opdracht. Iedere opdracht, klein of groot, is verstandig om te bevestigen. Of je nu als ZZP’er de opdracht krijgt om een badkamer te betegelen, je een opdracht krijgt om een personeelsadministratie op te zetten of je online een bestelling voor 100 nespressocupjes ontvangt, ze zijn allemaal belangrijk en je bevestigd dit aan je klant. Bedankt voor de opdracht of bestelling, hieronder staat wat we zijn overeengekomen. We concentreren ons hier op de ondernemer die een opdracht binnenhaalt of een bestelling binnen krijgt.

Tegenwoordig wordt er steeds meer online besteld en na het doen van een bestelling verwachten we eigenlijk een bevestiging van de bestelling. Dit gebeurt doorgaans doordat er na de bestelling een bevestigingspagina verschijnt waarop wordt aangegeven dat de bestelling is doorgekomen en dat de bevestiging nog eens per mail wordt verzonden. Die e-mails worden geautomatiseerd verstuurd. Dat houdt in dat je ze één keer goed moet opstellen en dan af en toe kijken of alles nog up-to-date is. De algemene voorwaarden heeft de besteller als het goed is al actief (hij moet er een handeling voor doen) akkoord bevonden en vaak sturen we die dan in een link nog een keer mee met de bevestigingsmail. In de bevestiging geef je nogmaals een opsomming van de bestelling, het geplande aflevermoment en je geeft de besteller makkelijk de mogelijkheid om nog een vraag te stellen (klantenservice per mail of per telefoon). Daarmee heb je de bestelling of opdracht bevestigd aan je klant.

Als je een mondelinge of schriftelijke bevestiging krijgt dat je de opdracht mag uitvoeren, is het belangrijk dat je die schriftelijk gaat bevestigen. Dit hoef je niet te doen omdat de toezegging al juridisch voldoende is, maar het spreekt voor zich dat je juridisch veel sterker staat op het moment dat je dit schriftelijk nog eens bevestigt. Als je akkoord krijgt naar aanleiding van een offerte, dan kun je een bevestiging van de opdracht sturen en verwijzen naar wat je in de offerte met elkaar hebt afgesproken. Als het goed is, heb je toen ook al de algemene voorwaarden van je onderneming meegestuurd. In veel gevallen kiezen ondernemers ervoor om de offerte door de klant te laten ondertekenen.

Soms wordt dit proces ook omgekeerd. Dan moet jij als opdrachtnemer de algemene en leveringsvoorwaarden van de opdrachtgever accepteren. Het kan dan raadzaam zijn om deze voorwaarden te laten controleren zodat je je later niet in de vingers kunt snijden.

Zorg dat je goed bent voorbereid op het accepteren van opdrachten. Op de eerste plaats moet je beschikken over goede algemene voorwaarden die zijn afgestemd op je onderneming. Daarnaast moet je in staat zijn om je opdracht gedetailleerd aan je opdrachtgever te sturen voorzien van de goede randvoorwaarden (betalingsverplichting, meerwerk en misschien ook wel ontbindende voorwaarden). Daarom is het verstandig om je opdrachtbevestiging te laten maken of beoordelen door juristen. Niets is vervelender om een klus goed af te leveren en naderhand problemen krijgen over de kwaliteit of de betaling.

Bij het aannemen van een opdracht moet het ook voor jou duidelijk zijn wat de opdracht precies inhoudt en wat er van je wordt verwacht door je opdrachtgever. Op het moment dat die niet in een opdrachtbevestiging wordt vastgelegd, loop je het risico dat dingen niet duidelijk waren. Dan staat de deur open voor discussies, geschillen en conflicten. Hoe vervelend het dan ook is, maar dan sta je als opdrachtnemer niet sterk als je je recht probeert te halen. Laat je opdrachtbevestiging controleren of opstellen door deskundige juristen!

Het klinkt logisch dat je in je opdrachtbevestiging een beschrijving opneemt van de werkzaamheden die je gaat uitvoeren of de goederen die je gaat leveren. Doe dit gedetailleerd want als er later discussie ontstaat, moet je kunnen terugvallen op de beschrijving die je in de opdrachtbevestiging hebt meegegeven. Natuurlijk geef je aan wat de goederen of dienstverlening gaat kosten. Zorg er vervolgens ook voor dat meer- en/of minderwerk heel goed wordt beschreven. In het geval dat je meerwerk moet verrichten om de klus gedaan te krijgen, zorg er dan steeds voor dat je schriftelijk akkoord hebt van je opdrachtgever over het meerwerk. Tot slot leg je vast wanneer de goederen worden geleverd of de dienstverlening wordt uitgevoerd. Nogmaals verwijzen naar de algemene voorwaarden is geen overbodige luxe. Maak ook heldere afspraken over de betalingswijze.