Moet ik echt een vrijwilligerscontract opstellen? Ja. Hier waarom.

Wanneer het over vrijwilligerswerk gaat, hebben we nogal snel de neiging om het vrijwillig karakter ervan in ere te houden. Vrijwilligerscontracten die al te veel dwingende bepalingen opleggen, zijn dan ook niet zo populair. Toch is het belangrijk dat je een vrijwilligerscontract opstelt. En wel hierom.

Een schriftelijk vrijwilligerscontract zorgt voor duidelijkheid

In principe volstaat een mondeling vrijwilligerscontract en is een schriftelijke vrijwilligersovereenkomst niet verplicht. Ook zonder een schriftelijk vrijwilligerscontract kan je dus gewoon naar de rechtbank stappen om de vrijwilliger op zijn verplichtingen te wijzen.

In principe hoeft het “vrijblijvend” karakter dus geen beletsel te vormen om een en ander schriftelijk op te stellen. Integendeel: door het op schrift te stellen is het voor zowel jezelf als de vrijwilliger duidelijk wat de afspraken zijn. En dat is net zo fijn.

Anderzijds mag je zeker duidelijk maken dat het vrijwilligerscontract er niet alleen is om de vrijwilliger aan te spreken. Want in jouw statuten en in jouw huishoudelijk reglement zijn waarschijnlijk ook de vrijwilligersrechten omschreven. En ook daarvan mag je in het vrijwilligerscontract gewag maken. Eerlijk is eerlijk.

Het vrijwilligerscontract staat fiscaal sterk

Vrijwilligers moeten op de verkregen onkostenvergoedingen geen belastingen of premies betalen. Echter moet het dan ook werkelijk gaan om gemaakte onkosten. De controleur kijkt met argusogen toe en dus doe je er maar beter alles aan om bewijsrechtelijk sterk te staan.

Het vrijwilligerscontract is ook voor dit doel een handig instrument omdat je duidelijke afspraken kan maken over de gemaakte onkosten en de declaratie ervan. Zo kan het vrijwilligerscontract aangeven welke onkosten de vrijwilliger dient te maken en hoe hij de bewijzen ervan moet bijhouden.

Uiteraard kan je ook opteren voor de Landelijke Regeling Onkostenvergoeding Vrijwilligers waarmee je eveneens een onkostenvergoeding kan toekennen zonder premieheffing. Ook daarover maak je in het vrijwilligerscontract duidelijke afspraken.

Geen problemen met de verzekeraar

Waar mensen komen, gebeuren er ongevallen. Dat was vroeger al zo en dat zal altijd zo zijn. Vrijwilligers kunnen zelf schade oplopen maar kunnen ook schade veroorzaken. In het tweede geval doe je natuurlijk beroep op de Aansprakelijkheidsverzekering voor Bedrijven.

Maar dan moet het wel duidelijk zijn dat de betrokkene ook effectief als vrijwilliger bij jou aan de slag was. Door een vrijwilligerscontract te voorzien sta je bewijsrechtelijk sterk. En zo voorkom je problemen met jouw verzekeraar.

Vrijwillig is niet gelijk aan vrijblijvend

Natuurlijk is het vrijwilligerscontract er niet alleen om de vrijwilliger te beschermen. Uiteindelijk is de inzet van de vrijwilliger nu eenmaal niet vrijblijvend. Jij bent immers afhankelijk van de vrijwillige inzet en bouwt daarop verder. Achteraf wil je dan ook niet voor onaangename verrassingen komen te staan. Begrijpelijk. En hiernaast wil je natuurlijk dat de vrijwilliger op een geschikte manier met de bedrijfsmiddelen omgaat. Zekerheid verkrijg je enkel en alleen door te kiezen voor een vrijwilligerscontract op maat. En daar zal de vrijwilliger heus wel begrip voor hebben.

Laat een vrijwilligerscontract opstellen

Bij MKBrecht.nl weten we hoe belangrijk vrijwilligers zijn. Daarom besteden we ook aan hen de grootste zorg. Dit doen we niet alleen door vrijwilligerscontracten op te stellen, maar ook door de nodige bepalingen op te nemen in het huishoudelijk reglement. Zo bewaken we jouw belangen terwijl we ook de vrijwilligers optimaal beschermen. Meer weten over onze aanpak? Geef ons dan snel een belletje. We leggen jou graag een en ander uit.