Wanneer je als werkgever niet tevreden bent over het functioneren van een werknemer, kun je de  werknemer in kwestie niet zomaar ontslaan. Je gaat dan met je werknemer een verbetertraject aan. Een verbeteringstraject is een plan waarin je vastlegt welke stappen worden doorlopen om het functioneren van de werknemer te verbeteren. De werknemer moet inspanningen verrichten. Van jou als werkgever wordt er verwacht dat je meewerkt aan het verbetertraject van je werknemer. Dat kan bestaan uit het tussentijds evalueren en samen bekijken of het functioneren van je werknemer aan het verbeteren is maar kan ook betekenen het aanbieden van extra scholing om je werknemer op niveau te brengen.

Als werkgever moet je een gedegen verbetertraject kunnen overhandigen voordat je je werknemer ontslaat omdat je hij of zij niet (goed) functioneert. Wanneer je dat niet kunt doen, dan loop je een groot risico dat je als werkgever schadeplichtig bent. Aan de andere kant mag je van de werknemer verwachten dat hij actief meewerkt aan het verbetertraject ongeacht of hij het er wel of niet mee eens is met het onvoldoende functioneren. Denk eraan dat een werknemer die al een flinke staat van dienst heeft en in een verbetertraject terecht komt, er een flinke aantoonbare inspanning van jou als werkgever wordt verwacht voordat je aan een ontslagprocedure begint.

Het ontslaan van een werknemer omdat hij of zij onvoldoende functioneert is mogelijk indien er voldoende inspanningen zijn geweest van de werkgever om het functioneren van je werknemer te verbeteren. Mocht het uiteindelijk toch tot ontslag leiden, dan zal de communicatie rondom het verbetertraject sterk zijn in het dossier maar het verbetertraject mag niet het vooropgestelde pad naar ontslag zijn. Met andere woorden, werknemer en werkgever samen serieus inspanningen hebben geleverd om het verbetertraject in te gaan met als doel het functioneren van de werknemer op het beoogde niveau te krijgen.

Het is belangrijk om een gesprek aan te gaan met je werknemer waarin je aangeeft waarom hij vindt dat de betrokken werknemer onvoldoende functioneert. Dit onderbouw je met voorbeelden en wellicht kun je een vergelijking maken met het functioneren van de rest van de werknemers met een gelijke functie. Je spreekt een verwachting uit waaraan jij vindt dat het functioneren van je werknemer voldoet. Daarna ga je afspraken maken op welke wijze je het verbetertraject in gaat met je werknemer, wat voor termijn je de werkgever geeft om op niveau te komen, spreekt tussentijdse evaluatiemomenten af en natuurlijk geef je de werknemer de ruimte om te reageren.

De inhoud van dit gesprek leg je schriftelijk vast in een verbetertraject die je je werknemer laat ondertekenen of per aangetekende post toestuurt. Een kopie van de brief gaat het personeelsdossier in van je werknemer. Deze brief  erg belangrijk omdat het misschien later in een ontslagprocedure heel waardevol kan zijn. Daarnaast is het ook van belang omdat de werknemer hier nog op kan reageren. Het is aan te raden om de brief op te stellen met de arbeidsjuristen.

In een verbetertraject staan de afspraken die je als werkgever en werknemer maakt in het kader van het verbeteren van van het functioneren van de werknemer. Dit is een periode waarin de werknemer de gelegenheid krijgt om functioneren, maar wellicht ook de werkhouding, te verbeteren. Die periode is gebonden aan een bepaalde tijd. Mocht dit uiteindelijk toch leiden tot ontslag, dan heb je als werkgever wel de taak om aan te tonen wat je inspanningen zijn geweest in het verbetertraject.  Denk aan gerichte coaching, voldoende tussentijdse evaluatiemomenten, het beschrijven van de verbeterpunten en hierop evalueren, mogelijke scholing of opleidingstrajecten of het meelopen met meer senior medewerkers met een soortgelijke functie.

Een verbetertraject zal voor iedere werknemer persoonlijk moeten worden bekeken en zal afhankelijk zijn van het aantal dienstjaren bij jou als werkgever. Iemand die al 20 jaar in dienst is, zal een langer verbetertraject hebben dan iemand die nog geen jaar in dienst is. Ga een verbetertraject ook serieus in en onderneem stappen om de werknemer zijn functioneren te verbeteren. Wanneer je eigenlijk voor ontslag wil kiezen en je er toch niet achter staat om een verbeteringstraject aan te bieden, kan je beter kiezen voor een beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Als werkgever ben je verplicht om je in te spannen de werknemer te begeleiden zodat hij voldoende gaat functioneren. Hiervoor zul je een verbetertraject afspreken. Het traject is net zo belangrijk als de begeleiding voor de werknemer. Dit gebeurt in ieder geval door tussentijdse evaluatiemomenten. Wanneer je als werkgever niet aan deze voorwaarden niet voldoet, dan zal een ontslagaanvraag bij de rechter niet worden goedgekeurd. Een demotie zal dan ook moeijlijk worden op het moment dat een werknemer zich daartegen verzet. Je kunt dan niet kunnen bewijzen dat je voldoende inspanningen hebt geleverd om de werknemer wel te laten functioneren. LRaadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen of controleren van  je verbetertraject!