Een vaststellingsovereenkomst is een schriftelijk document waarin je afspraken vastlegt over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst van je werknemer. Hierin regel je bijvoorbeeld  wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt en of werknemer tot een bepaalde datum gebruik mag maken van de tot zijn beschikking gestelde bedrijfsmiddelen. De werkgever doet vaak een eerste voorstel met betrekking tot zijn voorwaarden. Jij als werknemer mag hier jouw op of aanmerkingen bij plaatsen en onderhandelen tot je uiteindelijk samen tot een vaststelling komt.

Op het moment dat jij, al dan niet samen je werknemer besloten hebben om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, is het aan te raden om ervoor te zorgen dat gemaakte afspraken schriftelijk worden vastgelegd. Mochten er dan problemen ontstaan, kun je terugvallen op de vaststellingsovereenkomst. Denk eraan dat je met een zieke of zwangere werknemer geen vaststellingsovereenkomst kunt aangaan.  Een werknemer mag tijdens  ziekte of zwangerschap niet ontslagen worden in een vast dienstverband (contract voor onbepaalde tijd).

De vaststellingsovereenkomst is pas geldig zodra beide partijen deze ondertekend hebben en de werknemer zich niet binnen twee weken (alsnog) heeft bedacht. De werknemer heeft een bedenktijd van  14 dagen. Deze bedenktijd beschermt de werknemer tegen het nemen van een dergelijke emotionele beslissing terwijl hij zich later pas realiseert wat voor een effect dit op hem of haar heeft.

In de praktijk staat vaak het onderstaande in een vaststellingsovereenkomst:

• De datum waarop het dienstverband eindigt. Dit is van belang voor de werknemer om tijdig WW te kunnen aanvragen of als hij een andere dienstbetrekking heeft gevonden.
• De verplichtingen die de werknemer heeft tot de beëindiging van het dienstverband. Strikt gezien is werknemer verplicht om tot het einde van zijn arbeidsovereenkomst werkzaamheden te verrichten. Dit kan soms vervelend uitpakken als de relatie tussen werkgever en werknemer niet meer goed is. Dan kun je bijvoorbeeld afspreken dat werknemer verplicht zijn vakantiedagen opneemt in deze periode of wellicht ergens anders zijn werkzaamheden verricht.
• Wat gebeurt er met bedrijfseigendommen? Mag werknemer tot het einde dienstverband nog gebruik maken van de bedrijfsmiddelen die hij in bruikleen heeft, of moet hij deze meteen inleveren? En op welke manier moet hij dit inleveren? Deze aandachtspunten va kunnen soms wat moeilijkheden opleveren en kun je maar beter goed geregeld hebben.
• Hoe is de betaling van het salaris geregeld? Werknemer heeft tot het einde van zijn dienstverband recht op zijn salaris. Het is daarom belangrijk dat de juiste hoogte wordt vastgesteld en er eventuele verrekeningen of finale kwijting plaatsvinden. Ook moet daarbij opgenomen worden op welke datum en op welke manier deze betalingen plaatsvinden.

Je kan zelf globaal bepalen wat je laat opnemen in een vaststellingsovereenkomst.

Een vaststellingsovereenkomst regelt het ontslag met wederzijds goedvinden. Hierdoor behoudt de werknemer na zijn ontslag het recht op WW. Het is in een dergelijk geval belangrijk om dit goed te verwoorden. Met een vaststellingsovereenkomst kun je een juridische procedure voorkomen aangezien beide partijen de overeenkomst ondertekend hebben en akkoord gaan met de afspraken die ze daarin hebben neergelegd. Raadpleeg een deskundig jurist voor het controleren of opstellen van je vaststellingsovereenkomst!