Bij het aannemen van een stagiair of stagiaire is het van belang dat de stagiair(e) gaat leren bij het bedrijf waar hij of zij stage gaat lopen. Het is belangrijk dat je dit doel niet voor het oog verliest, anders belandt je makkelijk in een grijs gebied tussen de stageovereenkomst en de arbeidsovereenkomst. Er is een gezagsverhouding tussen begeleider en stagiair. De stagiair leert door werkzaamheden uit te voeren. Het dient het lerend component staat centraal in de stage. De stagiair moet voldoende tijd te hebben om de onderneming te leren kennen en hier verslaglegging van te maken. De stagiair is wel productief is omdat hij werkzaamheden verricht voor de onderneming.

De afspraken tussen jou en de stagiair en je legt deze vast in een stageovereenkomst. Vaak wordt er vanuit de opleiding een overeenkomst gegeven die gebruikt kan worden voor de stage. Dikwijls is deze stageovereenkomst niet heel uitgebreid en niet aangepast op jouw onderneming. Wat bijzonder is aan de stageovereenkomst is dat er geen wettelijk kader is waaraan de stageovereenkomst moet voldoen. Vaak wordt aan een stagiair een netto vergoeding uitbetaald om de kosten te dekken die een stagiair moet maken om stage te kunnen lopen, zoals reiskosten. In de praktijk wordt er een bruto vergoeding betaald die de onkosten overstijgen. In sommige gevallen ontvangt een stagiair geen vergoeding.

Het kan voorkomen dat de stageovereenkomst wordt kan worden als een verkapte arbeidsovereenkomst. Het is dus belangrijk om de stageovereenkomst zorgvuldig te beschrijven. Je bent helemaal vrij om de hoogte van de stagevergoeding te bepalen. Een stagiair is ingeschreven bij een onderwijsinstelling en loopt voor een bepaalde periode stage om zijn leerdoelen te behalen. Een stageovereenkomst moet niet gezien worden als een oplossing om werkloze jongeren als goedkope arbeidskrachten in dienst te nemen. In sommige gevallen is er geen direct verband met de onderwijsinstelling waardoor dit mogelijk kan worden aangemerkt als een verkapte arbeidsovereenkomst.

Een stageovereenkomst wordt altijd voor bepaalde tijd aangegaan en eindigt dus op een bepaalde datum. Het is ook verstandig om een ruime regeling op te nemen die voorziet in het voortijdig kunnen beëindigen van de stageovereenkomst bij het niet voldoen van de stagiair. Voorbeelden hiervan zijn vaak afwezig zijn (zonder geldige reden), afspraken niet nakomen, onbeleefd zijn naar collega’s of klanten of zich niet aan willen passen aan de bedrijfscultuur. Stagiaires kunnen ook met vertrouwelijke informatie te maken krijgen. Het is wel zo verstandig dat je dit in de stageovereenkomst goed afdicht. Het is niet de bedoeling dat je een stagiaire helpt in zijn leerdoelen en vervolgens merkt dat de gevoelige bedrijfsinformatie bij de concurrentie ligt.

In de stageovereenkomst staan de gegevens van je onderneming, de stagiair en de werklocatie. Het is verstandig op te nemen dat je stagiaire leerdoelen heeft en binnen een bepaalde afdeling of specialisme gaat meedraaien om ervaring op te doen. Het kan zijn dat je stagiaire een opdracht zal uitvoeren waarin hij in aanraking komt met bedrijfsinformatie. Op het moment dat die wordt verwerkt in een stagerapport is het verstandig te bekijken of die ook buiten de stagiair en de opleiding gepubliceerd of gedeeld mag worden.

Maak ook een goede afspraak over de tijd die een stagiair op het bedrijf kan besteden aan zijn verplichtingen van school (verslagen maken, interviews etc.) en welke tijd je stagiaire lerend meedraait in de organisatie. Daarnaast neem je de vergoeding op die je aan de stagiair wilt uitbetalen. Het is verstandig om ook een bepaling op te nemen over de gevolgen van het niet goed functioneren van de stagiair, ongewenst gedrag vertoont zoals herhaaldelijk te laat komen of zich niet aan de afspraken houdt.

Wanneer er tussen jou als werkgever en de stagiair  geen overeenkomst is, kan dit risico’s met zich meebrengen. Je kunt je nergens op terugvallen, mochten er conflicten ontstaan of als een stagiair niet functioneert. Dan kun je zelfs het risico lopen dat de stage als een verkapte arbeidsovereenkomst wordt gezien. Doordat je geen afspraken hebt gemaakt, heeft de stagiair ook niets om op terug te vallen. Die is bij jouw organisatie gekomen om zijn leerdoelen te bereiken waaronder een opdracht uit te voeren of praktijkervaring op te doen.

Als de start dan al zonder afspraken is, dan geef je de stagiair niet de beste praktijkervaring. Verder liggen er ook risico’s op het gebied van veiligheidsinstructies en vertrouwelijkheid van informatie. Voor een stagiaire is het  erg duidelijk als hij kan terugvallen op afspraken in de stageovereenkomst op het gebied van ziekmelden, vergoedingen (reiskostenvergoeding bijvoorbeeld) en vakantiedagen. Het is raadzaam om ervoor te zorgen dat jouw stagiaires onder een goede stageovereenkomst praktijkervaring komen opdoen in jouw onderneming. Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen of controleren van je stageovereenkomst!