Werknemers maken dagelijks fouten. Wanneer de werknemer telkens weer dezelfde fouten blijft maken of deze fouten ernstig zijn, dan wordt er een officiële waarschuwing te geven. Een officiële waarschuwing gaat een stap verder dan een berisping of een standje.

Deze waarschuwing is niet wettelijk vastgelegd. De waarschuwing wordt schriftelijk vastgesteld, uitgereikt aan je werknemer en opgenomen in het personeelsdossier van de werknemer.

Het is goed mogelijk dat je bij een ontslag van de werknemer moet verwijzen naar (een) eerdere schriftelijke waarschuwing(en).

Een sanctie op een misdraging moet wel ergens een grond hebben. Misdraging van je werknemer kan je te toetsen aan de arbeidsovereenkomst.

Met een schriftelijke officiële waarschuwing maak je de werknemer duidelijk dat je zijn handelingen onacceptabel vind en volledig afgekeurd. Je geeft de schriftelijke officiële waarschuwing aan de werknemer en neemt deze op in het personeelsdossier.

Het is de bedoeling dat de werknemer, naar aanleiding van de schriftelijke waarschuwing, zijn of haar gedrag verbetert. Als de werknemer, ondanks de schriftelijke waarschuwing, zijn gedrag niet aanpast, dan kun je verdere stappen ondernemen. Het is van belang dat de schriftelijke, officiële waarschuwing in proportie staat tot de daad of het gedrag van je werknemer.

De officiële waarschuwingsbrief richt je aan je werknemer. Hierin leg je uit dat de situatie of gedraging de reden is  waarom hij een schriftelijke waarschuwing krijgt. Deze waarschuwing wordt in het personeelsdossier van je werknemer opgenomen.

Vervolgens beschrijf je de situatie en/of gedragingen en waarom die volgens jou ongewenst en onacceptabel is. Je geeft aan wat volgens jou wel de gewenste gedraging of handeling zou moeten zijn. Indien nodig verwijs je naar de plaats waarin afspraken staan vastgelegd (arbeidsovereenkomst, onderlinge afspraak, personeelsreglement). Verder geef je aan wat de gevolgen zijn bij herhaling van de handelingen en dat het in het ergste geval kan leiden tot ontslag.

Je geeft een kopie van de brief mee in het gesprek en stuurt hem daarna nog een keer, het liefst per aangetekende post op.

De waarschuwing wordt vastgelegd in een officiële waarschuwingsbrief aan je werknemer. Wanneer de werknemer het niet eens is met de officiële waarschuwing, kan hij dit schriftelijk motiveren waarom hij het er niet mee eens is.

De werknemer mag een verzoek indienen om zijn perpectief in het personeelsdossier te laten op te nemen, ongeacht of hij het met de officiële waarschuwing eens is of niet. Dit kan de schriftelijke waarschuwing in een milder daglicht zetten.

Hij mag je ook verzoeken om de officiële waarschuwing in te trekken.

Eén schriftelijke waarschuwing is meestal niet voldoende om een werknemer te schorsen of te ontslaan. Een opeenvolging van schriftelijke waarschuwingen is dat wel. Let erop dat een ontslag op staande voet een heel zwaar ontslagmiddel is. Die ene misdraging moet het ontslag op staande voet kunnen dragen en daarbij wordt niet gekeken naar de opeenvolging van misdragingen.

Bouw dus wel dossier op tegen je werknemer maar handel dit dan als normaal ontslag af. Bij het beoordelen of er voldoende grond voor ontslag is opgebouwd in het personeelsdossier, kunt u het beste het dossier door een arbeidsjurist van MKBrecht laten beoordelen.

Mocht het dossier goed genoeg zijn om het ontslag voor je werknemer voor te bereiden, dan doet het juridisch team van MKB recht dat voor je. Zo ben je minimaal tijd kwijt aan een ontslagzaak en weet je zeker dat het juridisch goed geregeld is.

Je kunt niet van iedere ondernemer verwachten, dat die goed op de hoogte is van het arbeidsrecht. Toch is het belangrijk om actie te ondernemen als het nodig is. Een schriftelijke waarschuwing kun je geven op het moment dat je werknemer éénmalig echt iets verkeerd heeft gedaan of als je werknemer met enige regelmaat iets niet goed doet en dat je hem daarop hebt aangesproken. De schriftelijke waarschuwing helpt je dan om ongewenst gedrag van je werknemers te corrigeren.

Je geeft namelijk een stevig signaal af.  Als ondernemer moet je sterk in je schoenen staan en de stap durven nemen om de officiële waarschuwing te geven. Als de schriftelijke waarschuwing terecht wordt gegeven en de werknemer corrigeert zijn gedrag daarna - dan mag je er van uitgaan dat hij de gezagsrelatie heeft gerespecteerd.

Er zit ook een andere kant aan de schriftelijke waarschuwing. Je kunt als werkgever het jezelf niet veroorloven dat werknemers een loopje nemen met de regels die je hebt opgesteld. Er gaat ook een signaalwerking van uit: dit soort gedrag wordt niet geaccepteerd door de werkgever.

Wij begrijpen als geen ander dat je ondernemer bent en dat werknemers mensen zijn die zeker niet altijd dezelfde motivatie of discipline heeft als jijzelf. Toch moeten werknemers meedraaien in de organisatie en productief werken. Ongewenst gedrag kan zijn weerslag hebben op andere werknemers maar ook op jezelf.

Als eerste mis je de duidelijke actie dat zijn handelen of gedrag sterk wordt afgewezen. Je loopt het risico dat de werknemer niet begrijpt hoe sterk je dit afkeurt.

Mocht dit aanhouden, dan mis je dit onderdeel in zijn personeelsdossier en wordt een vervolgactie lastiger. Het niet reageren op dit gedrag of handelen kan de werknemer sterken in de gedachte dat je dit als werkgever goed lijkt te vinden.

Bij aanhoudend gedrag of handelen, wordt het na verloop van tijd lastiger dit gedrag te corrigeren. Laat dit dan ook niet toe en handel gepast door een schriftelijke, officiële waarschuwing te geven.

Hiervoor kun je ook gewoon juridisch advies inwinnen en de brief door een jurist laten opstellen. Laat je officiële waarschuwingsbrief voor je werknemer dan ook controleren of opstellen door deskundige juristen!