Sinds de invoering van de AVG (de nieuwe Europese privacyverordening) wordt een bewerkersovereenkomst een verwerkersovereenkomst genoemd. Met een verwerkersovereenkomst zorg je voor duidelijke afspraken met de derde partij die de persoonsgegevens van jou verwerkt. De verwerking dient zorgvuldig te gebeuren.

Op het moment dat iemand inzage heeft in de persoonsgegevens of deze alleen ergens bewaard of opslaat, is er al sprake van verwerking. Voorbeelden hiervan zijn de boekhouder die jouw (personeels)administratie doet of als je zelf software gebruikt van een derde partij.

Het delen van persoonsgegevens gebeurt makkelijk. Wanneer iemand anders de persoonsgegevens van jouw onderneming verwerkt, bepaal je in een verwerkersovereenkomst met welk doel de gegevens verwerkt worden en wie waar verantwoordelijk voor is. De verwerkersovereenkomst zorgt niet alleen voor duidelijke afspraken. Ook momenten van controle worden hierin opgenomen.

Wanneer jij door een ander wordt ingeschakeld om persoonsgegevens te verwerken (jij bent dan de verwerker bent) dient de ander (de verantwoordelijke) voor een goede overeenkomst te zorgen. Als je dat niet hebt, is het verstandig dat jij een goede verwerkersovereenkomst kan aanbieden om eventuele aansprakelijkheden te voorkomen als er problemen komen.

Op het moment dat je in aanraking komt met persoonsgegevens van een andere onderneming, heb je een verwerkersovereenkomst nodig. Nu dat privacy is een populair onderwerp is, is de juiste mate van beveiliging en bescherming erg belangrijk voor alle betrokken partijen. Ook wanneer je gegevens deelt met een dochteronderneming, en alle gegevens in het concern blijven, zul je een verwerkersovereenkomst moeten hebben.

Het is van de AVG verplicht om een verwerkersovereenkomst te hebben. De Autoriteit Persoonsgegevens kan controleren of je voldoet aan alle eisen die de AVG stelt. Op het moment dat je niet aan deze eisen voldoet, kan de Autoriteit Persoonsgegevenseen flinke boete of dwangsom opleggen.

Omdat deze erg hoog kunnen oplopen is het verstandig om je zaken goed te regelen. Raadpleeg een deskundig jurist om je verwerkersovereenkomst te controleren of op te stellen!

Wanneer het gaat om het beschermen van persoonsgegevens zal je rekening moeten houden met de juiste beveiliging en maatregelen die je moet nemen. Er wordt niet van je verwacht dat je altijd in elke situatie alles volledig hebt beschermd, maar dat je gezien de situatie passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen neemt.

Denk bijvoorbeeld aan adresgegevens andere beveiligingseisen gesteld kunnen worden dan aan de verwerking van medische gegevens. Het passende beveiligingsniveau is dus verschillend per situatie. Laat je hierin dus goed voorlichten.

In de verwerkersovereenkomst is duidelijk vastgelegd wat het doel is voor het verwerken van persoonsgegevens. Het komt vaak zo dat er een andere overeenkomst samenhangt met een verwerkersovereenkomst, zoals bijvoorbeeld de overeenkomst van opdrachtwaarin wordt vastgelegd welke opdracht door welke partij wordt uitgevoerd.

De uitvoering van die opdracht kan vaak gepaard gaan met het verwerken van persoonsgegevens, waarvoor je dus die verwerkersovereenkomst nodig hebt. Naast het doel van de verwerking, geef je vaak aan wat de inhoud is van de overeenkomst van opdracht indien van toepassing, en welke gegevens er precies verwerkt gaan worden.

Dit is belangrijk in het kader van de passende beveiligingsmaatregelen die genomen moeten worden. Onder passende veiligheidsmaatregelen wordt bedoeld de bescherming van persoonsgegevens door middel van bijvoorbeeld pheudonimisering, versleuteling of door middel van hashing.

Denk eraan dat er ook afspraken gemaakt moeten worden als er subverwerkers worden ingeschakeld. En hoe zit het met de geheimhoudingsverklaring en wat valt hieronder? Zorg ervoor dat je de juiste elementen opneemt in een verwerkersovereenkomst.

Het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is voor een onderneming erg belangrijk. Je zorgt voor goed ondernemerschap wanneer je zorgvuldig met persoonsgegevens omgaat. Er wordt van jou verwacht dat je altijd al de juiste beveiligingsmaatregelen hebt genomen voor de bescherming van persoonsgegevens en dat je nu in staat bent om precies te kunnen laten zien hoe je alles geregeld hebt.

Ongeacht of je nu als opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke) of verwerker een verwerkersovereenkomst aangaat, het vastleggen van afspraken over de verwerking van persoonsgegevens is erg belangrijk. Als je dit niet goed regelt kun je hier achteraf een hoop problemen ondervinden.

Het laatste wat je wilt is dat door verkeerde beveiliging persoonsgegevens openbaar worden gemaakt.De juristen van MKBrecht kunnen je helpen bij het opstellen of controleren van een goede verwerkersovereenkomst die de risico’s, belangen en verantwoordelijkheden goed beschrijven en afdekken.

De boetes of dwangsommen die op basis van de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) worden opgelegd, kunnen oplopen tot tienduizenden euro's. Dat is al reden genoeg om te zorgen voor een goede verwerkersovereenkomst.