Levenslang leren wint aan belang. Afstuderen en je volledige loopbaan teren op de kennis die je tientallen jaren geleden vergaarde? Dat is al lang niet meer logisch. De samenleving wijzigt immers sneller en sneller. Medewerkers zullen zich voortdurend moeten bijscholen en dat kost handenvol geld. Het is niet onlogisch dat je als werkgever financiële compensaties zal treffen. En daarom maak je maar beter een aantal afspraken. Dat doe je door middel van een studieovereenkomst.

Een studieovereenkomst is een overeenkomst tussen een werkgever en een werknemer die een opleiding, cursus of studie gaat volgen. In de opleidingsovereenkomst doet de werkgever financiële toegevingen door een aantal (of alle) kosten voor zijn rekening te nemen. Denk bijvoorbeeld aan het boekengeld, de reiskosten, de leskosten en het examengeld. De werknemer geeft echter ook aan de werkgever niet op korte termijn te verlaten of, indien de werknemer dit wel doet, een (deel) van de studiekosten terug te betalen. Eerlijk is eerlijk.

Opleidingen en studies zijn niet goedkoop. Toch kan je er ook als werkgever de voordelen van plukken en dan is het logisch dat je in jouw medewerkers investeert. Anderzijds moet je je natuurlijk ook indekken tegen allerhande risico’s. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat jij enkele duizenden euro’s ophoest om zo van jouw medewerker een absolute expert te maken, om de medewerker vervolgens de concurrentie te zien versterken. Dit indekken doe je op verschillende manieren. Een concurrentiebeding is daar een voorbeeld van. Maar ook een goede studieovereenkomst helpt de kennis binnen de onderneming te houden.

Echter mag een studieovereenkomst niet willekeurig worden opgesteld. Er gelden immers strenge regels ten aanzien van een opleidingsovereenkomst en de daarin opgenomen terugbetalingsregeling. Net omdat de redelijkheid en de billijkheid in acht moeten worden genomen, pluk je maar beter geen standaard opleidingsovereenkomst van het internet.

Daarnaast helpt de studieovereenkomst ook gewoon om een aantal praktische afspraken afdwingbaar te maken. Denk bijvoorbeeld aan afspraken omtrent het studieverlof, de startdatum van de cursus en de eventuele gevolgen van het niet slagen voor een examen. Enkel met een goede opleidingsovereenkomst maak je dergelijke afspraken juridisch afdwingbaar. Alleen op die manier sta je sterk.

Het opstellen van een studieovereenkomst is nog steeds maatwerk. In de praktijk zullen zes onderdelen ervan essentieel blijken en altijd in de studieovereenkomst terug te vinden zijn.

Het gaat in de eerste plaats om een weergave van de partijen die de opleidingsovereenkomst aangaan. Dat dit in de opleidingsovereenkomst staat, is logisch.

Maar vervolgens worden ook de specificaties van de te volgen cursus, opleiding of studie opgenomen. Denk hierbij aan de gegevens van het opleidingscentrum, de startdatum van de opleiding, de duur ervan en de kostenbegroting.

Daarnaast zal de kostenregeling worden opgenomen. Zo kan je aangeven welke kosten je wel en niet zal vergoeden. De meeste werkgevers betalen bijvoorbeeld de reiskosten, het boekengeld, het inschrijfgeld en het examengeld. Andere werkgevers kennen ook andere vergoedingen toe. Denk bijvoorbeeld aan een maaltijdvergoeding of een forfaitaire jaarlijkse vergoeding voor het aankopen van studiemateriaal. Nog andere werkgevers betalen slechts een deel van de kosten. Het kan allemaal, maar dan moet het wel in de studieovereenkomst staan.

Vervolgens zal de studieovereenkomst de voorwaarden voor het vergoeden van de opleiding bespreken. Zo is het niet ongewoon dat de opleidingsovereenkomst de gevallen aangeeft waarin de medewerker de verkregen vergoedingen (deels) terug dient te betalen. Denk bijvoorbeeld aan het vrijwillig stopzetten van de opleiding of het meermaals niet slagen voor een examen.

Je kan de studieovereenkomst overigens ook zo opstellen dat je in eerste instantie slechts een deel van de studiekosten zal betalen, om bij het slagen uiteindelijk het resterend deel te vergoeden. Dat verhoogt de studiemotivatie. Overigens zijn er werkgevers die het ook anders aanpakken en een eenmalige bonus of zelfs een loonsverhoging aan het slagen koppelen. Ook hierover kan je in de studieovereenkomst beloftes maken. Op die manier kun je jouw medewerker motiveren.

Natuurlijk zal de studieovereenkomst ook aandacht hebben voor de terugbetalingsregeling. De terugbetalingsregeling vormt dan ook een essentieel element van de studieovereenkomst. De terugbetalingsregeling is immers hét instrument om de belangen van de werkgever te vrijwaren. De terugbetalingsregeling zal heel duidelijk moeten worden opgesteld maar zal bovendien aan de vereisten van redelijkheid en billijkheid moeten voldoen. Daarom laat je het opstellen van de terugbetalingsregeling maar beter over aan een juridisch specialist. Zo kom je niet voor onaangename verrassingen te staan.

Meestal zal de terugbetalingsregeling een volledige terugbetaling opleggen bij de uitdiensttreding in het eerste jaar na het afronden van de studies. Vervolgens zal er een uitdoofregeling in werking treden om een en ander na drie jaar kwijt te schelden. Aan de terugbetalingsregeling kunnen overigens een aantal praktische afspraken worden gekoppeld. Denk bijvoorbeeld aan de verrekening met andere vergoedingen of de mogelijkheid om in maandelijkse schijven terug te betalen. In de praktijk gebeurt dat laatste zelden omdat zo ruimte wordt geboden voor ontslagonderhandelingen. Niet al te vroeg toegevingen doen, luidt het devies.

De terugbetalingsregeling zal uiteraard ingang vinden indien de medewerker zelf het bedrijf verlaat. De redelijkheid en billijkheid laten echter niet toe dat de medewerker de studiekosten moet terugbetalen indien jij zomaar de medewerker ontslaat. Echter kan je wel opnemen dat de terugbetalingsregeling ook geldt wanneer de werknemer zelf het ontslag heeft uitgelokt. Dat lijkt ook de jurisprudentie te accepteren.

Tenslotte moet je je ook realiseren dat het volgen van een opleiding naast het werk belastend kan zijn voor je werknemer. Daarom maak je maar beter afspraken met betrekking tot het studieverlof. Zo verhoog je ook de slaagkans. Hier kan je bijvoorbeeld aangeven dat de medewerker ook de dag voor een examen vrij krijgt. Vergeet dan wel niet om een aantal afspraken te maken met betrekking tot het loon.

Wettelijk is er maar weinig over de studieovereenkomst geschreven. De jurisprudentie brengt wel de nodige verduidelijking. Zo geeft de jurisprudentie concreet aan dat de regeling schriftelijk moet zijn aangegaan. Anders is de opleidingsovereenkomst ongeldig. Lees: geen afdwingbare afspraken en geen terugbetalingsverplichting. Wel een medewerker die zomaar de concurrentie versterken kan.

Natuurlijk kan het wel dat je in de arbeidsvoorwaarden een studiebeding hebt opgenomen. Zo’n beding kán perfect geldig zijn. Ook wanneer het bepalingen bevat met betrekking tot terugbetalingen. Echter laat de jurisprudentie maar weinig ruimte voor twijfel. De regeling moet immers helder zijn en onduidelijkheden worden dan ook steeds in het voordeel van de werknemer uitgelegd. Alleen al daarom stel je maar beter een studieovereenkomst op voor elke opleiding die de medewerker volgt. Dat is net zo duidelijk.

Tot slot moet je weten dat advocaten en juristen steeds vaker bij een ontslagprocedure betrokken zijn. Zij bespreken dan gretig de transitievergoeding en hopen ook een graantje mee te pikken. Dat is nu eenmaal hun tak van sport. Uiteraard zullen zij al snel vallen over het ontbreken van een schriftelijke studieovereenkomst. Zo versterk je hun onderhandelingspositie en zal je waarschijnlijk een extra hoge transitievergoeding mogen ophoesten. En daarom stel je maar beter een opleidingsovereenkomst op. Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen en/of controleren van je studieovereenkomst!