Meer dan 11% van alle auto’s in Nederland zouden auto’s van de zaak zijn. Voor veel Nederlanders voelt het aan als een onderdeel van het loonpakket. Een verworven recht waar ze maar graag gebruik van maken. En hierdoor kunnen er al eens discussies ontstaan. Zeker als een promotie naar een hogere functie nog niet automatisch in een fantastische auto resulteert. Met een goede autoregeling kan je zo’n discussies voorkomen.

Een auto van de zaak is een vergoeding waar veel medewerkers al snel bij beginnen te watertanden. Hierdoor kan het toekennen van een auto van de zaak voor discussie en onvrede zorgen. Een autoregeling moet dat dan ook voorkomen.

Een autoregeling is een regeling die objectief vaststelt welke medewerkers aanspraak maken op een auto van de zaak en bovendien nog een aantal andere regels oplegt. Een autoregeling kan alle afspraken bevatten, maar kan ook worden vergezeld van andere overeenkomsten. Denk bijvoorbeeld aan de berijdersovereenkomst.

Een goede autoregeling tracht de rust en de vrede te bewaren. Het voorkomt dan ook tijdrovende discussies met medewerkers. Discussies die bovendien ook de productiviteit aantasten. Een autoregeling heb je dan ook nodig om bepaalde groepen medewerkers een wagen van de zaak toe te kennen, zonder daar andere groepen mee voor de borst te stoten. Toch heb je een autoregeling ook om andere redenen nodig. In de autoregeling worden immers ook een aantal andere praktische afspraken gemaakt, hoewel dergelijke afspraken ook in andere overeenkomsten kunnen worden gegoten.

Indien je al over een berijdersovereenkomst beschikt, kan een autoregeling vrij beknopt zijn. Andere keren kan een autoregeling heel uitgebreid zijn en ook talloze praktische zaken regelen. Een goede autoregeling is dan ook maatwerk en houdt rekening met de bekommernissen van de werkgever en de werknemer. Hierdoor is het vooraf maar moeilijk om aan te geven wat er precies in de autoregeling zal staan.

De praktijk leert ons echter dat het toekennen van een maximumbudget de minste tegenwind oplevert. Daarom zien we het ook zo vaak in een autoregeling terugkomen. Het is dan wel belangrijk om daar een aantal beginselen aan vast te koppelen. Is het maximumbudget bijvoorbeeld inclusief of exclusief brandstofkosten? Is er een vaste looptijd? En wat met de kilometrage? Het zijn stuk voor stuk afspraken die in de autoregeling moeten worden opgenomen.

Hiernaast zal men meestal het maximumbudget koppelen aan verschillende functiegroepen. Al te veel functiegroepen maakt het ingewikkeld, maar drie functiegroepen lijkt toch minimaal noodzakelijk te zijn. Het kan immers niet de bedoeling zijn dat zowel de medewerker als de teamverantwoordelijke met dezelfde wagen rondrijden. Ook dat blijkt immers voor wrevel te zorgen.

Vervolgens zal de autoregeling rekening houden met een aantal fiscale zaken. Zoals je vast wel weet zal de medewerker zonder rittenregistratie en bij overschrijding van de grens van 500 kilometer een fiscale bijtelling moeten dragen. Daarom kan je daar afspraken over maken en de medewerker bijvoorbeeld verplichten om de ritten re registreren.

Hiernaast zal de autoregeling ook een aantal bijzondere situaties preventief regelen. Denk bijvoorbeeld aan een interne sollicitatie waarbij de medewerker in een nieuwe functiecategorie terechtkomt en een bijpassende wagen claimt. Dit kan de onderhandelingsprocedure aantasten. Daarom is het aangewezen om daar vooraf in de autoregeling al afspraken over te maken. Eventueel kan daar dan nog van worden afgeweken, maar zo hoeft de discussie niet standaard op te laaien.

Wordt de wagen wel vervangen? Dan zal een nieuwe medewerker wellicht het leasecontract van de voorganger moeten uitdienen. Ook dat zal in de autoregeling moeten staan, net zoals de bepalingen omtrent het uitdienen van het leasecontract van een vertrokken werknemer. Het zijn stuk voor stuk bepalingen die we in de autoregeling terug zullen vinden.

In de autoregeling is ook steeds een bijdrageregeling opgenomen. Zoals eerder gezegd wordt er soms een bijdrage gevraagd indien er privé veel kilometers worden gereden. Soms wordt ook het eigen risico bij een privé-ongeval aan de werknemer doorbelast en soms krijgt de werknemer de mogelijkheid om een duurdere auto te kiezen, mits sprake van een persoonlijke bijdrage. Indien de medewerker nu eenmaal een groot gezin heeft en meer baat heeft bij een duurdere wagen, moet dat met een persoonlijke bijdrage kunnen. Maar dan dient dat wel in de autoregeling worden opgenomen.

Tot slot zijn er ook vaak een aantal andere bepalingen opgenomen die eigenlijk in andere overeenkomsten thuishoren. Indien ze daar onvoldoende zijn geregeld, zullen wij er bij het opstellen van de autoregeling rekening mee houden. Denk bijvoorbeeld aan de regels met betrekking tot het inleveren van de auto bij ontslag en de praktische afspraken met betrekking tot de afkoopregeling.

Een autoregeling is niet verplicht. Toch wordt het ten stelligste aangeraden. Indien je geen autoregeling hebt, open je immers de deur voor voortdurende discussies, jaloezie en onregelmatigheden. Het gevolg? Tijdsverlies, frustraties en ontevreden medewerkers. We hoeven vast niet te zeggen dat je onvrede kunt missen als kiespijn.

Hiernaast kan je zonder de autoregeling geen beroep doen op de voor jou gunstige regels. Een autoregeling wordt immers voornamelijk opgesteld in het voordeel van de werkgever, hoewel de werknemer natuurlijk op het voordeel van een eigen wagen kan rekenen. Zonder autoregeling kan je je echter niet op dergelijke bepalingen beroepen. Zo kan je bijvoorbeeld niet zomaar vragen om de auto door een collega te laten gebruiken bij ziekte. Wel kan je je beroepen op het goed werknemerschap, maar ook hier gaat het om wel heel algemene beginselen die alle ruimte bieden voor discussies, ontevredenheid en tijdverlies. Raadpleeg een deskundig jurist voor het opstellen en/of controleren van je autoregeling!