Een onderhoudscontract is een overeenkomst tussen een onderneming die een website heeft en een onderneming die vaak zowel websites bouwt als onderhoud verricht aan de gebouwde website. Dit houdt in dat de website actueel wordt gehouden, eventuele aanpassingen worden gedaan ten behoeve van bijvoorbeeld de snelheid waarmee de website ingeladen wordt en alle andere specificaties die nodig zijn voor de website.
De onderneming kan ervoor kiezen om een deel van de van het onderhoud zelf te doen. Hierbij kan je denken aan het aanpassen van de teksten, afbeeldingen of video’s op de webpagina’s (content), het assortiment onderhouden en aanbrengen van actualiteiten en het toevoegen van nieuwe webpagina’s aan de website.
Het technisch onderhoud aan de website wordt vaak door een gespecialiseerde partij gedaan, vaak ook door dezelfde partij die de website heeft gebouwd.
Een onderhoudscontract voor je website regelt alle afspraken tussen de onderneming en de onderhoudspartij. Hierbij kan je denken aan afspraken over de uitvoerende werkzaamheden zoals het maken van backups van website en database of het maandelijks aanpassen van prijzen. Je maakt ook afspraken over wat er moet gebeuren als de website uit de lucht is of niet meer functioneert zijn minstens zo belangrijk. Als je een webshop hebt en je onderneming verkoopt alleen via de webshop, dan kan het uit de lucht gaan of slecht functioneren van je website rampzalig gevolgen hebben voor je onderneming.
Maak duidelijke afspraken over binnen welke tijd de website weer in de lucht moet zijn. Als die niet op tijd terug in de lucht is en/of goed functioneert, kan je de onderhoudspartij schadeplichtig stellen. Denk eraan dat je ook duidelijke afspraken maakt over overmacht. Deze afspraken, de bijbehorende verantwoordelijkheden en boetebedingen zijn heel belangrijk.
In een algemeen onderhoudscontract voor een website wordt opgenomen dat er backups worden gemaakt van de website en de database. In geval van grote problemen met de website of met de database, dan kun je via de backup snel een oudere versie (van gisteren bijvoorbeeld) online zetten.
Op deze manier voorkom je dat veel informatie verloren gaat en dat je heel snel terug kunt vallen op een recente kopie van de website of van de database. Verder wordt in het onderhoudscontract opgenomen dat de website spamvrij wordt gehouden dat de website veilig blijft, snel blijft werken en zorg dragen voor de veiligheid van de website.
Wat de programma’s betreft, zullen de updates moeten worden uitgevoerd zodat de website de ondersteuning blijft houden van de programmeertaal waarin de website is geschreven. Denk overigens ook aan allerlei plugins die zijn gebruikt. Afhankelijk van de behoefte van een onderneming kun je er voor kiezen dat in het onderhoudspakket ook uitvoerende taken worden opgenomen. Hierbij zal de onderhoudspartij wellicht de content van je website ook uitvoeren of de prijzen up to date houden.
Denk bijvoorbeeld ook aan het uitvoeren van werkzaamheden om de vindbaarheid van je website in de zoekmachines op peil te houden of te verbeteren. Allerlei verbeteringen aan de websites kunnen ook onder het takenpakket van de onderhoudspartij vallen. Omdat iedere onderneming anders is, zal de inhoud van het onderhoudspakket er voor iedere onderneming ook anders uit zien.
Omdat de website en het onderhoud ervan voor een onderneming van groot belang is, is het verstandig om aan het onderhoudscontract voor de website veel aandacht te besteden. Duidelijke afspraken en verantwoordelijkheden die vooraf goed zijn verwoord, voorkomen discussies en onduidelijkheden achteraf. Omdat een onderneming steeds afhankelijker wordt van de website, is de afhankelijkheid van de onderhoudspartij ook groot. Het is daarom aan te raden om het onderhoudscontract te laten controleren door een jurist.
Die grote afhankelijkheid zorgt er ook voor dat je afspraken moet maken over de kwaliteit en de reactiesnelheid van je onderhoudspartij. Als je website uit de lucht is en je runt een bedrijf wat volledig afhankelijk is van verkopen via je website, dan moet je in het onderhoudscontract bepalingen opnemen dat je onderhoudspartij direct actie onderneemt en zo snel mogelijk moet zorgen dat de website terug in de lucht is.
Schade die jij ondervindt doordat de website veel te lang uit de lucht is, moet je kunnen afwentelen op je onderhoudspartij. Maar die onderhoudspartij heeft vaak de aansprakelijkheid al op allerlei manieren beperkt. Je hoopt nooit in die situatie terecht te komen, maar voor het geval dat dit wel gebeurt, is het heel verstandig dat je daarvoor afspraken hebt opgenomen in je onderhoudscontract.
Ga in geen geval akkoord met het standaardcontract wat je onderhoudspartij aanbiedt. Grote kans dat alle aansprakelijkheden zijn beperkt en in een extreme situatie je minimaal beroep kunt doen om je schade vergoed te krijgen.
Wanneer je geen contract voor het onderhoud van je website hebt, kun je tegen allerlei problemen oplopen.
Als je geen afspraken hebt gemaakt met je onderhoudspartij, ben je helemaal afhankelijk van de tijd je onderhoudspartij heeft om reparatiewerk te verrichten. Wanneer jouw website niet goed functioneert of onbereikbaar is, kunnen er bijvoorbeeld geen verkopen op de website gedaan worden.
Voorkom dit risico en leeg je afspraken schriftelijk vast. Neem ook een boeteregeling op die van toepassing is ophet moment dat het werk door je onderhoudspartij niet of niet op tijd wordt uitgevoerd. In de meest vergaande vorm kan het voortbestaan van je onderneming hiervan afhankelijk zijn.
