Wat moet ik allemaal regelen voor flexibel werken?

In tegenstelling tot wat sommigen denken geeft de Wet flexibel werken individuele werknemers enkel het recht om een verzoek tot thuiswerken in te dienen, maar daarom heeft de werknemer nog niet het recht om thuis te werken. Desondanks kan thuiswerken ook een aantal voordelen hebben en moet je als werkgever het verzoek natuurlijk wel in overweging nemen. Beslis je om het verzoek tot thuiswerken in te willigen? Dan moet je natuurlijk wel het een en ander regelen. Hetzelfde geldt wanneer werknemers op andere manieren flexibel werken, bijvoorbeeld omdat ze zelf hun uren mogen kiezen.

Arboverplichtingen blijven behouden

Wanneer een werknemer niet aan de slag gaat op het kantoor, moet je het arbobeleid daarop aanpassen. Wel zijn er soms een aantal uitzonderingen. Zo moet je bijvoorbeeld geen nooduitgang voorzien wanneer een werknemer thuis aan de slag gaat. Desondanks moet je nog steeds zorgen voor een ergonomische inrichting en moet je een aantal risico’s beperken, zelfs wanneer het thuiswerken op verzoek van de werknemer wordt georganiseerd. Dat wil zeggen dat je toch wel een aantal aanpassingen moet doen aan het arbobeleid. Daarom voer je een risicoanalyse uit en tref je een aantal maatregelen. Je kan bijvoorbeeld budget voorzien voor ergonomische bureaustoelen.

Wanneer een werknemer thuis aan de slag gaat, is een thuiswerkovereenkomst onmisbaar. Hierin geef je bijvoorbeeld informatie over de arborisico’s en instrueer je duidelijk om deze risico’s te beperken. Een thuiswerkovereenkomst is heel belangrijk om aan te tonen dat je aan je zorgplicht hebt voldaan.

Nieuwe methoden om werkzaamheden te controleren

Wanneer een werknemer op andere locaties werkt, is het natuurlijk moeilijker om te controleren of de werknemer wel een aantal afspraken naleeft. Onaangekondigde controles kan je niet zomaar uitvoeren, omdat je nu eenmaal te maken krijgt met privacyrechten. Het is vaak een moeilijke afweging, maar je kan wel degelijk een aantal maatregelen treffen zonder dat de privacyrechten van de werknemer in het gedrang komen. In onze eerdere blog over het controlerecht bij werken op afstand hadden we het daar al uitgebreid over.

Hoe dan ook is een goede thuiswerkregeling ook hier onmisbaar. Daarin neem je een aantal praktische afspraken op en kondig je duidelijk aan hoe je bepaalde zaken controleert.

Wijzigingen formaliseren

In principe is het toegestaan om wijzigingen mondeling overeen te komen. Wanneer je bijvoorbeeld akkoord gaat met het verzoek van de werknemer is het een en ander al vrij duidelijk. Meestal wordt er echter naar een tussenoplossing gezocht of is het verzoek van de werknemer niet concreet. In zo’n geval kunnen jullie zelf afspraken maken, bijvoorbeeld over flexibele arbeidstijden. Hierbij geef je bijvoorbeeld aan wanneer die moeten worden gepresteerd, wanneer de werknemer pauze moet nemen enzovoort. Een formele roosterwijziging dringt zich dan op.

Bedrijfsverzekeringen aanpassen

Door flexibel werken te introduceren wijzigen de risico’s. Zo zijn de risico’s op een ongeval bij thuiswerken vaak groter dan op het werk. Het heen en weer verhuizen van laptops houdt dan weer een verhoogd risico in op diefstal. Hoe dan ook is het belangrijk om steeds even te overleggen met je verzekeraar en de bedrijfsverzekeringen aan te laten passen.

Inventariseer risico’s en laat alles formaliseren

Voor flexibel werken moet je het een en ander regelen. Dat is belangrijk omdat je nu eenmaal tegen nieuwe risico’s aankijkt waar niet iedere ondernemer zicht op heeft. Net daarom is het belangrijk om alles formeel te laten vaststellen en bijvoorbeeld een thuiswerkovereenkomst op te stellen. Vaak zijn er nog een aantal andere zaken die de nodige aandacht verdienen, zoals het personeelshandboek en het internetprotocol. Juridisch advies is aanbevolen.

Wij van MKBrecht.nl stellen de nodige documenten voor je op. Bovendien bespreken we graag de situatie en brengen we juridisch advies voor jou uit. Plan een gratis intakegesprek in en laat je begeleiden.